Предлагаю реализовать работу с черным списком.
Если клиент есть в черном списке, который ведется на отдельном листе, то подсвечивать телефон/имя клиента при добавлении товара вручную или импортом.
Это уже реализовано, с помощью синхронизации клиентов //база-клиентов/
Пишите необходимую информацию о клиенте в колонке «Комментарий»
При вводе номера телефона, если он есть в базе, ячейка с комментарием заполнится сохраненной информацией.
Так можно помечать не только клиентов которые отказались, но и постоянных клиентов, прописывать для них индивидуальную скидку, и другую информацию.
Реализовал через Условное форматирование.
Формула: =VLOOKUP($C1;INDIRECT("black!$C$2"):INDIRECT("black!$C$10000");1;FALSE)
C — столбец с телефонами
black — имя листа с черным списком